2ステップで完了!ストレスフリーのメール管理術

2ステップで完了!ストレスフリーのメール管理術|ブレイブトレイン

電話や商談など、仕事におけるコミュニケーションの手段は数多くありますが

その中でも、もっとも多く利用されているのが「メール」。

 

必須ツールゆえに、毎日の業務にのしかかってくる

メールチェックやメールの管理・・・

 

これらにストレスを感じたことはありませんか。

 

わたしは長年ストレスを感じており

どうにか、ここにかける時間を短縮できないか

試行錯誤を繰り返してきました。

 

 

その結果、1年ほど前に とある管理方法にいきつきました。

 

 

シンプルで、たったの2ステップで操作できます。

煩わしいアドレスや単語の登録もいりません。

 

 

 

 

その方法とは

 

 

1 「完了」フォルダを作る

 

2 対応が完了したものは「完了」フォルダに放り込む

 

 

以上です。

 

 

 

 

この方法にすると、メインフォルダに残るのは下記のみです。

 

・未読

・返信が必要なもの

・対応が必要なもの

 

 

要するに「処理が必要なものだけが残る」ということです。

 

 

 

メールは、確認するのも手間なのですが

それ以上に時間がかかるのが「探し物」だと感じています。

 

 

完了しているものを他のフォルダに移動させていくことで

返信や対応が必要なものが

処理が終わった大量のメールの中に埋もれてしまうのを防ぐことができます。

 

プラス、処理がどんどん進んで

メインフォルダが空っぽになる爽快感も、おまけでついてきます。

 

 

 

この方法ならば

すぐにでも実践できそうじゃありませんか?

 

 

 

ご参考までに、これまで取り組んできた

時短の試行錯誤についてもご共有しますね。

 

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【管理】

■ 自動振分設定の活用

・特定の顧客からのメールを特定のフォルダに振り分わけ

 ↓

他のメールに埋もれず、後追いの確認がしやすくなる

 

※今は後追いが頻繁に生じるもののみ完了フォルダ(A社)を作り、そこに放り込んでいます

あまり細かく分類すると、それがまた手間になるので・・・

 

 

・メルマガなど確認の緊急度が低いものは特定フォルダに振り分け

 ↓

集中力が切れたときに一気に確認

明らかに広告で件名から興味がわかなければそのまま削除、必要に応じて解除

(ブレトレのメルマガはぜひご一読くださいね!)

 

 

■ 件名の指定

同じ用件のものを複数人からもしくは定期的に受信するときは、予め件名を指定。

 

「日報 8/31(苗字)」

「〇〇に関するアンケートの提出」

 

など指定しないと、人によって全く異なる送り方をしてきます。

指定することで、瞬時にその内容だと判断できるようになります。

 

 

 

【送信】

■ テンプレートの活用

内容の変更が少なく、使用頻度の高い文面はテンプレートに登録。

 

 

■ 辞書機能の活用

IME、Google日本語入力などといった辞書機能を活用。

 

「いつもお世話になっております」

などよく使う言葉は一文字で登録、タッチの回数を極限まで少なく。

 

※辞書ではなく、予測変換機能を使っている方も多いかと思いますが

予測変換機能は「誤変換」したものも予測で出してきてしまうのでご注意くださいね

 

 

■ 自作の文例集

ネットなどで検索しながら

練りに練ってお礼やお詫びメールを作成したときは

次回は時間をかけずに送信できるように自作文例集にストック。

 

 

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少しの工夫で、事務作業にかかる時間とストレスを減らし

必要なことにかける時間を生むことができるようになります。

 

 

ちりも積もれば、何とやら。

毎日のことだからこそ、大切にしていきたいですね。

 

 

 

ブレイブトレイン

武田 睦美

 

 

 

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