電話や商談など、仕事におけるコミュニケーションの手段は数多くありますが
その中でも、もっとも多く利用されているのが「メール」。
必須ツールゆえに、毎日の業務にのしかかってくる
メールチェックやメールの管理・・・
これらにストレスを感じたことはありませんか。
わたしは長年ストレスを感じており
どうにか、ここにかける時間を短縮できないか
試行錯誤を繰り返してきました。
その結果、1年ほど前に とある管理方法にいきつきました。
シンプルで、たったの２ステップで操作できます。
煩わしいアドレスや単語の登録もいりません。
その方法とは
１ 「完了」フォルダを作る
２ 対応が完了したものは「完了」フォルダに放り込む
以上です。
この方法にすると、メインフォルダに残るのは下記のみです。
・未読
・返信が必要なもの
・対応が必要なもの
要するに「処理が必要なものだけが残る」ということです。
メールは、確認するのも手間なのですが
それ以上に時間がかかるのが「探し物」だと感じています。
完了しているものを他のフォルダに移動させていくことで
返信や対応が必要なものが
処理が終わった大量のメールの中に埋もれてしまうのを防ぐことができます。
プラス、処理がどんどん進んで
メインフォルダが空っぽになる爽快感も、おまけでついてきます。
この方法ならば
すぐにでも実践できそうじゃありませんか？
ご参考までに、これまで取り組んできた
時短の試行錯誤についてもご共有しますね。
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【管理】
■ 自動振分設定の活用
・特定の顧客からのメールを特定のフォルダに振り分わけ
↓
他のメールに埋もれず、後追いの確認がしやすくなる
※今は後追いが頻繁に生じるもののみ完了フォルダ（A社）を作り、そこに放り込んでいます
あまり細かく分類すると、それがまた手間になるので・・・
・メルマガなど確認の緊急度が低いものは特定フォルダに振り分け
↓
集中力が切れたときに一気に確認
明らかに広告で件名から興味がわかなければそのまま削除、必要に応じて解除
（ブレトレのメルマガはぜひご一読くださいね！）
■ 件名の指定
同じ用件のものを複数人からもしくは定期的に受信するときは、予め件名を指定。
「日報 8/31（苗字）」
「〇〇に関するアンケートの提出」
など指定しないと、人によって全く異なる送り方をしてきます。
指定することで、瞬時にその内容だと判断できるようになります。
【送信】
■ テンプレートの活用
内容の変更が少なく、使用頻度の高い文面はテンプレートに登録。
■ 辞書機能の活用
IME、Google日本語入力などといった辞書機能を活用。
「いつもお世話になっております」
などよく使う言葉は一文字で登録、タッチの回数を極限まで少なく。
※辞書ではなく、予測変換機能を使っている方も多いかと思いますが
予測変換機能は「誤変換」したものも予測で出してきてしまうのでご注意くださいね
■ 自作の文例集
ネットなどで検索しながら
練りに練ってお礼やお詫びメールを作成したときは
次回は時間をかけずに送信できるように自作文例集にストック。
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少しの工夫で、事務作業にかかる時間とストレスを減らし
必要なことにかける時間を生むことができるようになります。
ちりも積もれば、何とやら。
毎日のことだからこそ、大切にしていきたいですね。
ブレイブトレイン
武田 睦美
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