脱・ビジネスメールの苦悩

【時短】ビジネスメールver.|ブレイブトレイン

ブレイブトレインは、ホームページやFacebookページに電話番号を載せていません。

当初は載せていましたが、生産性をあげるために記載を削除。

 

顧客とのやりとりのほとんどがメールで完結できるので

電話に「時間の舵取り」をされることが無くなりました。

 

 

メールは、互いに時間を奪い合うことなくコミュニケーションがとれる

便利なツールですよね。

 

一方、電話や対面でのコミュニケーションと違い

細かなニュアンスや温度感を伝えるのが難しいので、一歩間違うと

情報が正確に伝わらなかったり、相手の感情を損ねたり

行き違いを招いたりしてしまうことも少なくありません。

 

 

簡潔にまとめようとすればするほど

どうしても事務的な雰囲気が出てしまう・・・

 

もちろん、事務的でも悪くはありませんが

「その後も相手とより良い関係を築いていきたい」場合は

人間味のあるやりとりがあった方が効果的です。

 

 

*人は、知らない相手に対して攻撃的、批判的になりがちである *

https://www.brave-t.com/2017/05/19/blog/

 

 

加えて「いつもおんなじフレーズになりがち」

「表現のバリエーションが増えない」という悩みも多く聞きます。

 

 

もし、

言葉に詰まったら。

 

 

わたしは、そこで長時間立ち止まらずに

即ネットで検索します。

 

 

ビジネスメール 締め 

 

などと検索すると、自分では思いつかなかったような言い回しがたくさん出てきます。

 

もしくは、メールで伝えることにこだわらずに

さっと電話してしまうか。

 

 

理由は2つ。

 

まず「自分の頭で考える」ことは大切な行為ですが

そもそも語彙(ごい)の引き出しがなければ

どんなに頭を悩ませても、そこから適した言葉を引っ張り出すことは不可能だから。

 

 

2つめに、時間をかけて文章を作っても

それ自体が何かに影響を及ぼすことはないから。

 

 

たとえば、クレームに対する謝罪のメールを作る。

 

お詫びの気持ちを伝えること、

誠心誠意を持って対応すること、が目的ですよね。

 

本来であれば直接お詫びにいくべきですが

それが叶わず、メールで謝罪をおこなうとしましょう。

 

 

このとき【自然にスラスラと言葉が出てくるほどの謝罪の気持ち】がないならば

何時間もかけてパソコンとにらめっこしたところで

相手の怒りをおさえるほどの、胸を打つような表現は出てきません。

 

 

生みの苦しみを味わいながら月並みの言葉をひねり出したところで

「悩みながら時間をかけて書いてくれたんですね。あなたのことを許します」

とは、ならないのです。

 

メールは“手段”のひとつであって“目的”ではない、

ということを見失ってはいけません。

 

 

また「長時間向き合った」というのは自己満足。

 

 

本当に誠意があるなら、問題解決に時間を割くべきだし

対応にスピード感が無いことで

相手は怒りを増してしまうかもしれません。

 

スピードは武器である。

 

後づけでは決して取り戻せない「速さ」が

多くの誠意を伝え、信頼を促してくれることだってあるのです。

 

 

 

 

■ 極力シンプルに、わかりやすく伝えたい

■ 多少の人間味、柔らかさを加えたい

■ かといって長時間かけたくない

 

という願いを持つ、わたしがよく使う

お気に入りの「締めの言葉」があります。

 

 

それは

 

 ・

 ・

 ・

 

 

 

 

 

【いつもありがとうございます。】

 

 

 

 

取引先の方が、メールの締めの言葉でよく使っていたのがきっかけで

わたしも使うようになりました。

 

 

対面でのやりとりがなくても

この一言があるだけで親近感が湧き、人間味を感じられる。

 

素敵な言葉です。

 

 

本文は、伝えるべきことをシンプルに書き上げる。

表現に過剰な装飾をしないので、悩まずに書き進められます。

 

そして最後に、一言添える。

 

 

こんな感じです。

 

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株式会社ブレントレン

山形 次郎 様

 

いつもお世話になっております。

ブレトレ物産の佐々木でございます。

 

早速ではございますが、下記の資料について添付にてお送りします。

 

・△△サービス 概要資料

・○月×日 お打ち合わせ議事録

 

以上です。

 

いつもありがとうございます。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

 

ブレトレ物産株式会社

佐々木 文子

 

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事務的・機械的な文章が、少し優しくなったと感じませんか?

 

スッキリ&人間味&時短 を叶える魔法のフレーズ。

ぜひお試しください。

 

 

 

いつもお読みいただきありがとうございます。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 

ブレイブトレイン

武田 睦美 

 

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個別相談・個別レッスン、お受けします。

https://www.brave-t.com/service/learn/counseling/

 

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